Vision
Målbilden för kommunikationen i projektet
Hur vill ni att er kommunikation ska upplevas? Ta gärna inspiration från vårt exempel:
1. Visionsbeskrivning
Visionen fungerar som en riktlinje vid beslut under projektets gång och förenar projektdeltagarna mot ett gemensamt kommunikationsmål.
2. Visionen och målgrupperna
Vi går igenom alla målgrupper och kommenterar visionen från deras perspektiv.
1. Visionsbeskrivning
"Vår vision är att alla, oavsett bakgrund, ålder eller förutsättningar, ska känna sig inkluderade och trygga genom hela processen. Vi strävar efter att skapa en kommunikationsmiljö där varje individ bemöts med respekt och får tillgång till information på ett sätt som passar just deras behov och preferenser.
Genom lyhördhet och öppenhet skapar vi förutsättningar för att alla hyresgäster ska känna sig delaktiga och informerade, från början till slut. Informationen ska vara tydlig, lättillgänglig och anpassad för att nå alla, oavsett om det handlar om digitala kanaler, fysiska möten eller tryckt material. Vi vill att varje person ska känna sig hörd och förstådd, oavsett språk, kulturell bakgrund eller digital kompetens.
Vår kommunikation bygger på förtroende, transparens och empati. Det innebär att vi aktivt arbetar för att möta människors unika utmaningar – från de som har språkliga hinder, till de som har fysiska eller hälsorelaterade begränsningar. Vi skapar lösningar som gör det möjligt för alla att enkelt få tillgång till den information de behöver, i rätt tid och på rätt sätt.
Genom denna inkluderande och proaktiva kommunikation vill vi inte bara informera, utan också bygga förtroende och förståelse för projektets mål och hur det påverkar varje enskild person. Vår vision är att ingen ska känna sig lämnad i ovisshet eller utanför, och att alla ska känna sig trygga i vetskapen att deras unika behov har tagits i beaktning."
2. Visionen och målgrupperna
1. Yngre vuxna (18–35 år)
Praktiskt bemötande:
Använd kortfattad och direkt kommunikation via digitala kanaler som SMS, e-post eller appar.
Skicka regelbundna uppdateringar om projektets status som är lättillgängliga på mobila enheter.
Erbjud inspelade informationsmöten eller videoklipp som kan ses i efterhand, för dem med hektiska scheman.
Skapa en FAQ-sektion online som besvarar vanliga frågor och ger snabba svar utan att kräva personlig kontakt.
2. Medelålders vuxna (35–65 år)
Praktiskt bemötande:
Erbjud en kombination av digital kommunikation (e-post, SMS) och fysiska möten där detaljerade projektfrågor kan diskuteras.
Se till att mötesinbjudningar och dokumentation är lättillgängliga både digitalt och i pappersformat för att ge flexibilitet.
Möten bör hållas vid tider som är anpassade till deras arbetsscheman, och inspelningar av möten ska vara tillgängliga online
Vid större förändringar eller problem, prioritera tydliga och detaljerade förklaringar, så att de känner sig väl informerade.
3. Äldre vuxna (65+ år)
Praktiskt bemötande:
Erbjud tryckt material i brevlådan eller via telefonkontakt, särskilt om digital kompetens är begränsad.
Ordna fysiska informationsmöten i lättillgängliga lokaler med tydligt ljud och stora visuella hjälpmedel för att underlätta för dem med syn- och hörselnedsättningar.
Ge möjligheten till en personlig kontaktperson som kan svara på frågor och ge uppdateringar över telefon.
Om e-post används, säkerställ att det är strukturerat och enkelt att läsa med tydliga instruktioner.
4. Personer med rörelsehinder
Praktiskt bemötande:
Tydlig kommunikation om tillgänglighet och hur renoveringen påverkar entréer, hissar och gemensamma utrymmen.
Planera och kommunicera specialanpassningar såsom ramper eller alternativa vägar för att garantera deras rörlighet under renoveringen.
Ge personlig kontakt för att säkerställa att deras behov tillgodoses individuellt, inklusive boendelösningar om tillträdet till bostaden tillfälligt påverkas.
Skapa detaljerade tidsplaner så att de i förväg kan planera sina rörelser under renoveringsprocessen.
5. Personer med språkbarriärer
Praktiskt bemötande:
Översätt all viktig kommunikation till de mest talade språken i området, och säkerställ att översättningar är tillgängliga både skriftligt och muntligt.
Erbjud tolktjänster vid informationsmöten och för individuell kontakt via telefon eller video.
Använd visuella hjälpmedel och enkla, tydliga termer i skriftlig information för att säkerställa att budskapet är lättförståeligt.
Anordna informationsmöten som är specifikt inriktade på hyresgäster med språkbarriärer, där en tolk är tillgänglig.
6. Personer med låg digital vana
Praktiskt bemötande:
Ge dem alternativ till digital kommunikation, som post eller tryckta meddelanden som levereras direkt till deras dörr.
Erbjud en personlig kontaktväg via telefon, där de kan ställa frågor och få förklaringar utan att behöva navigera digitala plattformar.
Skicka tydligt strukturerade fysiska kopior av viktiga dokument, som tidsplaner och mötesprotokoll.
Vid behov kan personal hjälpa till att registrera dem för digitala tjänster eller appar om de är intresserade av att lära sig mer om dessa verktyg.
7. Arbetare med oregelbundna tider
Praktiskt bemötande:
Skicka flexibla digitala uppdateringar som kan nås när det passar dem, t.ex. via SMS eller e-post.
Erbjud inspelade informationsmöten eller webinars så att de kan ta del av dessa på sina egna villkor.
Ge möjlighet att få skriftliga sammanfattningar av möten, antingen digitalt eller via post.
Se till att ha en lättillgänglig kontaktväg för frågor utanför normala arbetstider, så att de kan få snabba svar.
8. Personer med hälsoproblem
Praktiskt bemötande:
Ge detaljerad information om hur renoveringen kan påverka deras hälsa (t.ex. buller, damm, kemikalier) och vilka skyddsåtgärder som finns.
Erbjud individuella lösningar, såsom tillfälligt boende, om deras hälsa riskeras på grund av arbetet.
Följ upp kontinuerligt för att säkerställa att deras hälsotillstånd tas i beaktande och att eventuella problem hanteras snabbt.
Om bullernivåer eller andra störningar uppstår, ge dem schemalagda tider så att de kan planera sin dag för att undvika de mest störande momenten.
3. Visionen och verktygen
För att uppnå visionen och bemöta de olika målgrupperna på ett praktiskt och effektivt sätt krävs olika verktyg och material anpassade efter varje grupps behov. Här kommer en sammanställning av de viktigaste praktiska verktygen och vilket material som bör tas fram för att uppnå målen:
1. Verktyg för digital kommunikation
Målgrupp: Yngre vuxna, medelålders vuxna, arbetare med oregelbundna tider.
Verktyg:
SMS-system: För korta och snabba uppdateringar som når hyresgästerna direkt på mobilen.
E-postplattform: För detaljerade uppdateringar och utskick av dokument som tidsplaner, mötesinbjudningar, etc.
Appar (t.ex. WhatsApp, Messenger): För snabb och informell kommunikation, särskilt för yngre grupper som föredrar dessa kanaler.
Projektwebbplats/portal: En central plats där all information finns samlad, inklusive FAQ, tidsplaner, inspelade möten, och kontaktinformation.
Inspelningsverktyg för möten: För att spela in informationsmöten och göra dem tillgängliga online i efterhand.
Material som bör tas fram:
Regelbundna digitala uppdateringar (veckobrev, SMS-påminnelser).
Videoinspelningar av informationsmöten och webinarer.
En uppdaterad och tydlig FAQ-sektion på en projektwebbplats.
Tydliga digitala broschyrer och tidsplaner som kan skickas via e-post.
2. Verktyg för tryckt och personlig kommunikation
Målgrupp: Äldre vuxna, personer med låg digital vana, personer med språkbarriärer.
Verktyg:
Tryckeri för materialproduktion: För att ta fram fysiska kopior av viktiga dokument som tidsplaner, mötesinbjudningar, och informationsbroschyrer.
Telefonkontaktcenter: För att kunna erbjuda personlig kontakt och support via telefon till dem som inte använder digitala plattformar.
Posttjänster: För att regelbundet skicka ut brev och tryckt material direkt till hyresgästerna.
Tolktjänster: För att översätta information och närvara vid möten där det behövs tolkning.
Material som bör tas fram:
Tryckta tidsplaner och projektöversikter som distribueras via post.
Stora, tydliga skyltar och anslagstavlor i trappuppgångar och gemensamma utrymmen.
Broschyrer på flera språk med information om projektet och vad hyresgäster kan förvänta sig.
Telefonsupport med en tydlig lista över vanliga frågor och svar.
3. Verktyg för fysiska möten och interaktiva lösningar
Målgrupp: Medelålders vuxna, äldre vuxna, personer med rörelsehinder, personer med språkbarriärer.
Verktyg:
Lokalbokning: Tillgängliga och anpassade möteslokaler med god tillgång för personer med rörelsehinder.
Tolktjänster på plats: För möten där språkbarriärer förekommer, samt möjlighet till tolkning för andra språk.
Visuella och auditiva hjälpmedel: Användning av stora skärmar, projektorer, högtalarsystem och mikrofoner för att underlätta förståelse.
Papper och penna: För äldre personer eller de som har svårt med teknologiska lösningar och föredrar skriftliga anteckningar.
Informationstavlor i byggnaden: Fysiska informationspunkter där viktiga meddelanden och uppdateringar kan sättas upp för att nå alla.
Material som bör tas fram:
Powerpoint-presentationer för informationsmöten som är tydliga och lättförståeliga, med stora texter och enkla bilder.
Mötesprotokoll och sammanfattningar på flera språk som delas ut efter fysiska möten.
Användning av broschyrer med visuella hjälpmedel, som bilder och diagram för att förklara tekniska processer på ett enkelt sätt.
Tydliga skyltar och visuella påminnelser om kommande möten och projektstatus.
4. Verktyg för personlig kontakt och support
Målgrupp: Personer med hälsoproblem, personer med rörelsehinder, arbetare med oregelbundna tider.
Verktyg:
Kontaktcenter med personlig service: Tillgång till en dedikerad kontaktperson som kan hantera individuella frågor och behov, särskilt för personer som behöver extra stöd på grund av hälsa eller rörelsehinder.
Planeringssystem för specialanpassningar: Ett system där man loggar och planerar individuella lösningar för tillfälliga boenden eller andra specialbehov.
Hembesök: Om möjligt, erbjuda att göra hembesök för att förklara projektet eller hjälpa till med specifika frågor.
Material som bör tas fram:
Personliga uppföljningsplaner för de med särskilda behov, där deras situation och behov har dokumenterats.
Kommunikationsstrategier för att snabbt och effektivt lösa individuella problem, t.ex. buller eller tillfälliga boenden.
Skräddarsydda informationspaket som ger en tydlig översikt av vilka stödåtgärder som finns tillgängliga under projektets gång.
5. Verktyg för kontinuerlig uppföljning och feedback
Målgrupp: Alla målgrupper.
Verktyg:
Feedbacksystem: Använd ett verktyg för att samla in feedback via flera kanaler, som SMS, e-post, telefon eller fysiska enkäter.
Digitala enkäter: För yngre och medelålders hyresgäster som är vana vid digitala verktyg.
Fysiska enkäter och telefonintervjuer: För äldre eller personer med låg digital vana.
Utvärderingsverktyg: Ett system för att dokumentera och analysera feedback så att den kan användas för att förbättra framtida projekt.
Material som bör tas fram:
Feedbackenkäter på både digitala och fysiska plattformar.
Regelbundna utvärderingar där hyresgäster kan ge synpunkter på hur de upplever kommunikationen och projektets gång.
Uppföljningssamtal för att säkerställa att alla har fått svar på sina frågor och att eventuella problem har lösts.
Sammanfattning av praktiska verktyg och material:
Digitala verktyg: SMS, e-post, appar, inspelningsverktyg, digitala möten, FAQ-webbplatser.
Tryckt material: Broschyrer, tidsplaner, skyltar, postutskick, tryckta mötesprotokoll.
Mötesverktyg: Lokaler, tolkar, visuella hjälpmedel, anpassade presentationer.
Personlig kontakt: Telefoncenter, hembesök, kontaktpersoner för särskilda behov.
Feedbacksystem: Digitala och fysiska enkäter, telefonintervjuer.
